Stundenzettel-Vorlage kostenlos als PDF und Excel

Was gehört auf einen Stundenzettel?

Stundenzettel, Arbeitszeitnachweis oder Stundennachweis: gemeint ist dasselbe Blatt, das pro Arbeitstag Beginn, Ende, Pausen und Nettoarbeitszeit festhält. Es enthält:

• Name, Arbeitgeber und Zeitraum
• das Datum jedes Arbeitstags
• Beginn, Ende und die genommenen Pausen
• die Nettoarbeitszeit pro Tag und die Summe für den Zeitraum
• Unterschriftsfelder, wenn dein Betrieb sie will

So sieht die Vorlage aus

Die Druckvorlage ist bewusst schlicht: ein Kopf mit Name, Arbeitgeber und Zeitraum, eine Zeile pro Tag (in der Wochenvorlage zwei), Summen und Unterschriftsfelder am Ende. Die Felder im Einzelnen:

Monatsvorlage, Seite 1 von 2. Summen und Unterschriften stehen auf Seite 2 · PDF öffnen (neuer Tab) →Wochenvorlage, eine Seite · PDF öffnen (neuer Tab) →

Datum

Der Tag des Einsatzes. In Excel füllt sich die Spalte aus dem ersten Tag des Zeitraums, mit Wochentag, und endet, wo der Kalender endet.

Beginn und Ende

Die Uhrzeit, zu der du angefangen und aufgehört hast, nicht die vertragliche.

Folgetag

Ankreuzen, wenn der Einsatz nach Mitternacht endet. So wird 22:00 bis 06:00 als acht Stunden gelesen und nicht als Fehler.

Pause von – bis

Wann du Pause gemacht hast. Bei der regulären Erfassung in der Schweiz muss der Arbeitgeber die Lage einer Pause ab 30 Minuten festhalten, nicht nur ihre Dauer.^[1]

Pause (Min.)

Die Summe der Pausen, die von der Arbeitszeit abgezogen wird.

Netto

Ende minus Beginn minus Pause, in Stunden und Minuten.

Bemerkung

Zweiter Einsatz, Ersatzruhetag, Anlass für zusätzliche Stunden. Keine Diagnosen, keine privaten Angaben.

Summe, Soll, Differenz

Gearbeitete Zeit, erwartete Zeit und was zwischen beiden liegt. Das Soll trägst du selbst ein.

Unterschriften

Felder für die Abstimmung mit dem Arbeitgeber. Aus den unten genannten Vorschriften folgt keine allgemeine Unterschriftspflicht; die Mindestlohn-Dokumentation etwa verlangt keine.^[2]

So füllst du den Stundenzettel aus

Trage Name, Arbeitgeber und Zeitraum ein, dann pro Tag Beginn, Ende und die tatsächlich genommene Pause. Excel rechnet daraus die Nettoarbeitszeit und die Differenz zu deinem Soll. Welche Angaben sonst noch nötig sind, hängt vom Land und von den Regeln in deinem Betrieb ab; die Rechtshinweise unten gelten für Deutschland, die Schweiz und Österreich.

1. Kopf ausfüllen. Name, Arbeitgeber und Zeitraum. Personalnummer oder Arbeitsort, wenn dein Betrieb sie will, in die Bemerkung.
2. Jeden Tag am selben Tag eintragen. Zeitnah geführte Aufzeichnungen sind glaubwürdiger als eine am Freitag rekonstruierte Woche. Trage die tatsächlichen Zeiten ein, nicht die vertraglichen.
3. Pausen ehrlich abziehen. Nur die Pause, die du wirklich gemacht hast. Ein durchgearbeiteter Mittag ist Arbeitszeit; eine längere Pause als geplant ist keine.
4. Am Ende prüfen und aufbewahren. Summe bilden, mit dem Soll vergleichen und eine eigene Kopie behalten, damit du nicht vom späteren Zugriff auf das betriebliche System abhängst.

Ein ausgefüllter Beispieltag

Auf kleinen Bildschirmen seitlich scrollen.

9 Stunden 15 Minuten Anwesenheit, 30 Minuten Pause, 8:45 Netto. Die Bemerkung hält fest, warum es länger wurde und wer es wollte; genau das fehlt später, wenn es um Überstunden geht.

Excel: Pausen, Nachtschichten und Sollstunden

Die Excel-Vorlage rechnet in ganzen Minuten und zeigt Zeiten als Stunden:Minuten, damit 7:30 nicht als 7,3 gelesen wird. Die hell hinterlegten Felder sind Eingabefelder; Datum, Netto, Summe, Differenz und Prüfhinweise werden berechnet. „Pause von – bis“ steht dort rechts neben Netto.

• Nachtschicht. 22:00 bis 06:00, Folgetag 1, Pause 30 Minuten ergibt 7:30. Ohne die 1 im Folgetag meldet die Prüfspalte, dass das Ende nicht nach dem Beginn liegt, statt stillschweigend eine Nachtschicht anzunehmen: Ein vertauschtes Ende soll auffallen, nicht als 15-Stunden-Nacht durchgehen.
• Geteilter Dienst. Zwei Einsätze an einem Tag gehören in zwei Zeilen: der erste in die Tageszeile, der zweite in eine der Zeilen unter „Weitere Einsätze“ mit demselben Datum. Die Summe zählt beide. Die Monatsvorlage hat sechs solcher Zeilen, die Wochenvorlage vier. Zusätzlich eingefügte Zeilen werden nicht berechnet; brauchst du mehr, nimm eine zweite Datei oder die Wochenvorlage.
• Keine Pause. Pause leer lassen oder 0 eintragen. Die Vorlage kürzt nichts automatisch, auch nicht nach gesetzlichen Schwellen; sie zieht ab, was du einträgst. Die beiden Pausenfelder gehören zusammen: die Minuten rechnen, die Lage dokumentiert. Eine eingetragene Lage ohne Minuten meldet die Prüfspalte, ebenso eine als Text eingefügte Zahl.
• Soll und Differenz. Das Soll trägst du als erwartete Stunden des Zeitraums ein. Beispiel: 160:00 geplante Stunden minus 8:00 für einen eingeplanten, ganz abwesenden Arbeitstag ergibt 152:00. Die Vorlage erkennt Abwesenheiten nicht und schreibt keine Zeit gut. Die Differenz erscheint als +2:30 oder −2:30.
• Fehler bleiben sichtbar. Eine Pause, die länger ist als der Einsatz, ein Ende vor dem Beginn, ein Beginn ohne Ende oder ein Einsatz in einer Zeile ohne gültiges Datum im Zeitraum, etwa am 30. Februar: Die Prüfspalte nennt das Problem, die Zeile wird rot, und Netto bleibt leer. Neben der Summe steht, wie viele Zeilen offen sind, und die Differenz zum Soll bleibt leer, solange eine geprüfte Eingabe einen Fehler enthält.
• Über die Monatsgrenze und die Zeitumstellung. Ein Einsatz von Mitternacht auf den 1. gehört auf beide Zeiträume: am 31. von 22:00 bis 00:00 mit Folgetag 1, am 1. von 00:00 bis 06:00 mit Folgetag 0, die Pause in dem Abschnitt, in dem sie lag. Bei der Zeitumstellung im März und Oktober trägst du die Abweichung in die Spalte „Korrektur (Min.)“ ein, etwa +60 in der Oktobernacht, und begründest sie in der Bemerkung; Beginn und Ende bleiben, wie sie waren.

Überstunden nachweisen: Was eigene Aufzeichnungen leisten

Ein Stundenzettel hält deine eingetragenen Arbeitszeiten fest. Für einen Anspruch auf Überstundenvergütung musst du in Deutschland zusätzlich darlegen, dass der Arbeitgeber die Mehrarbeit veranlasst hat, also angeordnet, gebilligt oder geduldet, oder dass sie zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig war; die Erfassungspflicht ändert diese Darlegungslast nicht von selbst.^[10]

Halte bei zusätzlichen Stunden deshalb auch fest, welche Arbeit nötig war und wer sie angeordnet oder gebilligt hat; dafür ist die Bemerkungsspalte da. Ein positiver Saldo in der Vorlage zeigt deine Zeit; einen Zahlungsanspruch begründet er für sich allein nicht.

Häufige Fragen